Portail : tendances d'utilisation et conseils d'expert
Les équipes d’Aegis Consulting et d’Inte6 interviennent régulièrement, en tant que conseils, sur des problématiques de mise à disposition auprès des collaborateurs d’applications, de services, de documents et de contenus en nombre croissant…. de façon centralisée, simple, rapide, sécurisée et personnalisée par type de profil bien entendu ! Souvent, l’outil donnant accès à l’ensemble des fonctionnalités qui répondent à ce besoin est méconnu : le portail SAP.
Une gestion documentaire centralisée et efficace
« Nous brassons tous de plus en plus de documents électroniques, veillons à utiliser de moins en moins de papier et avons besoin d’accéder de plus en plus vite à toute information. La première mission demandée par nos clients, lorsqu’ils font appel à nous, est de mettre en place pour les collaborateurs au sein de l’entreprise un outil de gestion documentaire qui permette, par un accès unique, de faciliter la consultation des documents qui concernent directement le salarié, selon son profil, tout en les stockant dans un environnement sûr.
Le portail SAP a justement pour intérêt de centraliser l’accès aux informations de l’entreprise au sens large : il comprend des capacités de gestion documentaire par « rôle », de partage d’applications comme la saisie des temps, de gestion de contenu, par le biais des Web Page Composer qui permettent à tout utilisateur de mettre en page intuitivement un article, une dimension collaborative, avec par exemple la mise en place de « collaboration rooms ». Il peut même faire le lien avec des données SAP, par essence. Et, à la différence de beaucoup d’idées reçues, le portail SAP est un outil abordable », souligne Nicolas Dedouche, consultant SAP Netweaver.
Dernière demande en date : une entreprise spécialisée en emballage industriel et comptant entre 3 000 et 4 000 utilisateurs, qui souhaitait remplacer sa GED. Ses documents internes mis à disposition via une interface web demandaient l’intervention d’une personne pour valider l’accès aux documents selon le profil de la personne. Cette entreprise teste actuellement auprès de quelques services l’accès aux documents via le portail, par rôle attribué. Elle compte généraliser cet accès à partir de 2010. Juste auparavant, une entreprise spécialisée dans la distribution pharmaceutique a opté pour le portail SAP afin de permettre un accès facile à la documentation, intégré au sein de l’intranet.
A la recherche d'outils collaboratifs simples d'accès et utiles
« Si nous pouvons parler d’une deuxième grande tendance, nos clients sont aussi en recherche active de développement d’outils collaboratifs. Parmi les fonctionnalités de SAP, nous pouvons citer la « collaboration room », simple à créer pour partager des documents de projet, voire même des agendas et jalons d’avancement, avec l’équipe dédiée. L’un de nos clients est devenu un utilisateur convaincu parmi tant d’autres dans son entreprise : nous avons identifié à ce jour une cinquantaine de salles ouvertes et actives », poursuit Nicolas Dedouche. Enfin, une évolution marquante : la demande de développement de composants Web Dynpro et d’applications, qui rejoint les évolutions constatées au sein de la dernière version SAP Netweaver.
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